La dématérialisation : C’est quoi ? Pourquoi ? Comment ? Et avec qui ?

(article rédigé par nos stagiaires en formation du parcours expert·e en stratégies webmarketing)

Aujourd’hui, il est devenu indispensable de transférer ses informations sur un support numérique : vous y gagnerez en temps, en productivité, en réactivité, en sécurité, en coûts et c’est aussi un geste supplémentaire pour préserver notre planète. A vous de choisir le bon prestataire.

La dématérialisation, c’est quoi ?

La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support matériel (souvent papier) à un support numérique à partir d’un système d’information. Il ne s’agit pas seulement de « numériser » ou « scanner » un document, la dématérialisation s’intéresse à un processus complet.

Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP (pour Entreprise Resource Planning ou planification des ressources humaines) un bulletin de paye par un SIRH (système d’information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…

Il est donc possible de dématérialiser des documents, des échanges et un ensemble de process : facturation, paie, devis, relevés bancaires, contrats...de leur donner une valeur juridique, un statut de confidentialité ou de les signer.

Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil :

“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve, au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”

Pourquoi dématérialiser ?

Pour être une société plus propre, moins polluante, désireuse de réduire l’empreinte écologique et de devenir socialement responsable.

La dématérialisation, aussi appelée “informatisation” ou “numérisation”, fait partie de la transformation numérique des entreprises et des services administratifs de tous les domaines d’activités.

La période “particulière”, “inédite” que nous venons de traverser en a été le témoin, la dématérialisation est aujourd’hui entrée dans les mœurs.

Autrefois réservée aux grandes entreprises du tertiaire, la dématérialisation est désormais adoptée par tous et ce, quelle que soit la taille des entreprises. L’industrie s’intéresse de plus en plus à la dématérialisation et les sujets sur le zéro papier dans l’usine se multiplient.

Pourquoi adopter le zéro papier pour votre entreprise ?

C’est un levier d’évolution indispensable à votre entreprise pour :

• Gagner en productivité : en réduisant la durée des échanges d’informations, en limitant ou supprimant les déplacements vers l’imprimante, la rupture du papier ou de l’encre, le bourrage papier, le SAV… Plus besoin, donc, d’être sur place, pour consulter ou modifier un document. Et cela favorise aussi une communication collaborative. En quelques clics, vous avez accès à l’information souhaitée.

Par exemple, pour une facture fournisseur, le fait de dématérialiser, permet de :

1. Réduire son coût de traitement de plus de 90 %
2. Raccourcir son temps de traitement pratiquement de moitié
3. Limiter les retards de paiement (baisse de plus de 10 %)

Cette transition digitale est également synonyme de rapidité. En effet, lorsque l’envoi postal d’un document nécessite un ou plusieurs jours de l’envoi à la réception, l’envoi numérique est instantané. Cette instantanéité permet à la fois de gagner du temps dans les processus mais aussi de gagner en réactivité.

• Réduire les coûts liés à l’achat de papier, d’encre, d’imprimante, de SAV ou même de location d’imprimante. Les frais liés à l’envoi et à l’acheminement des documents vont également disparaître grâce à l’envoi sous forme numérique via e-mail ou messagerie instantanée.
• Rendre fiable les données : traçabilité de qui a eu accès aux documents, qui les a modifiés et quand. Les mises à jour sont connues et cela évite bien des erreurs, comme par exemple, de travailler sur d’anciennes versions.
• Pouvoir modifier à distance les documents à n’importe quel moment de la journée, du moment que l’accès y est autorisé.
• Donner un accès rapide aux données : les documents sont archivés. L’accès est donc simple et rapide.
• Protéger la planète : préservation des forêts et de surcroît de la couche d’ozone. Nous le savons tous.tes, la réglementation à ce sujet va devenir de plus en plus drastique.
• Valoriser votre image auprès de vos clients, de votre communauté qui voient que vous vous engagez dans une démarche éco-responsable.
• Libérer les espaces de travail ou gagner de la place dans vos archives “physiques”, vos bureaux. Fini le stockage massif et inutile sur vos étagères ou dans de vieux cartons poussiéreux du débarras (anciens collaborateurs partis à la retraite, devis non signés…).

Comment cela se passe ?

La dématérialisation doit être accompagnée d’un outil de gestion de documents. Appelé GED pour « Gestion Electronique de Documents », ce logiciel de GED facilite la gestion des flux documentaires qui circulent au sein d’une entreprise et permet donc le bon échange de l’information. Il permet de gérer, stocker et même modifier les documents.

Cette gestion électronique des documents devra donc s’accompagner d’un Système d’Archivage Électronique ou SAE des documents. En ce qui concerne les documents nécessitant une signature, la signature électronique, appelée aussi SE, se positionne comme la solution en la matière. Elle vous permettra d’inviter des personnes à signer des documents en ligne et ce de manière sécurisée, avec une réelle valeur juridique associée aux documents signés.

Pour ce faire, il est vivement conseillé d’utiliser des moyens électroniques tels que des logiciels et/ou matériels ou de recourir à un tiers archiveur pour effectuer l’ensemble des opérations liées à ces documents à savoir l’acquisition, la numérisation, la validation, l’archivage, le classement, etc.

Ces processus automatisés réduisent également fortement les risques d’oublis et d’erreurs liés au facteur humain.

Rechercher un document peut coûter très cher, plus que de le produire. Le rôle de la GED est de vous permettre de retrouver facilement le bon document, de l’archiver et d’en gérer l’accès, bref, de gagner du temps. En effet, vous serez avertis si un document attend votre intervention. Fini la perte de temps de la transmission de l’information.

Dans le cadre de la facturation, un outil de GED permet de gagner jusqu’à 50% de temps dans la gestion de factures. Toutes les étapes de facturation sont gérées par ces outils.

Accepter une facture électronique est devenu aujourd’hui une obligation pour les entreprises.

Quant au client, il n’a plus besoin de se soucier de savoir où il a rangé sa facture et si l’encre ne s’est pas effacée…Avouons-le…Combien parmi vous se sont retrouvées.és avec un ticket de caisse ou une facture papier illisible ? Avant que la dématérialisation ne soit devenue monnaie courante, il y avait et il y a toujours, l’encre “effaçable”, c’est à dire sans bisphénol, qui s’altère dans le temps. La facture électronique est donc un moyen sûr de conserver des documents importants.

Pourquoi choisir un prestataire ?

Cela permet de bénéficier non seulement d’un véritable confort juridique, mais également d’une solution techniquement performante.

Le prestataire a l’habitude, c’est son métier, il sera donc beaucoup plus rapide que vous.

Vos documents manuscrits, par exemple, seront numérisés puis classés électroniquement et bénéficieront d’un certificat de scellement afin d’être authentifiés.

La dématérialisation coûte chère si on ne fait pas appel à un prestataire car il faut investir dans du matériel adapté et de dernière génération pour stocker toutes ces données. Et c’est encore plus compliqué pour une entreprise qui se lance.

Il faut donc faire appel à une entreprise compétente dans ce domaine qui saura faire une transition papier/numérique tout en douceur alliant gain de temps, de productivité et diminuant les contraintes.

Et la sécurité dans tout cela ?

Pourquoi certaines entreprises conservent toujours et encore leur version papier ?

• Pour la peur du vol d’information
• Pour la peur de l’espionnage

Cependant, le risque de piratage peut être limité grâce à des logiciels de protection et l’archivage électronique sécurisé qui limite les actions des utilisateurs concernant les données.

Il faut également suivre certaines règles comme :

• Restreindre au maximum l’accès aux données sensibles
• Former les utilisateurs aux logiciels
• Mettre régulièrement à jour vos logiciels
• Sauvegarder des copies de tous vos fichiers (clouds, services extérieurs)

Mais sachez-le, vous ne pourrez pas sécuriser totalement votre entreprise.

Comment choisir son prestataire ?

Il devra être capable de s’investir dans la durée avec vous, de savoir préserver votre identité en passant par l’authentification, l’intégrité, l’horodatage, la sécurité, l’évolutivité, la robustesse sans oublier le dimensionnement en cas d’augmentation, par exemple, de la masse salariale.

Il faut donc choisir un prestataire capable de travailler “à haut volume”.

Le choix de votre fournisseur de solution est primordial pour le succès de votre projet : celui-ci doit pouvoir vous guider à chaque étape de votre projet et rester disponible car les interrogations ne manqueront pas de la part des équipes.

Il est aussi souhaitable que votre partenaire soit souple pour s’impliquer en amont du processus : quand il s’agira par exemple de présenter le projet à vos collaborateurs et de lever certains freins.

Il existe des entreprises qui offrent un atout supplémentaire à ses partenaires : ce sont les entreprises adaptées.

Conclure avec une entreprise adaptée, qui emploie majoritairement des personnes en situation de handicap, c’est vous permettre de bénéficier d’une déduction de votre contribution AGEFIPH / FIPHFP. C’est surtout une démarche qui s’inscrit dans la lignée de votre engagement RSE.

Leurs salariés, des personnes fragilisées par un handicap qui, bien formées et à la bonne place, montrent un haut niveau de service clients dès lors que l’entreprise ou l’humain leur en donnent les moyens et le temps. La bonne personne, au bon endroit, au bon moment dans la chaîne humaine.

Choisir le bon prestataire pour traiter vos documents à distance c’est gagner en agilité et en efficacité.

Article rédigé par Servane Millereau